Gere o seu tempo como um trabalhador de escritório ou um gestor de escritório?

A maioria das pessoas sabe que poderia gerir melhor o seu tempo, mas apesar de já ter frequentado dezenas de cursos sobre o tema, tende a manter os seus velhos hábitos. Quando a pressão do trabalho aumenta, limitam-se a trabalhar mais depressa e com mais afinco, recorrendo frequentemente ao excesso de tempo para cumprir os prazos.

No entanto, quando é promovido a um cargo em que tem de gerir o escritório e os outros empregados, a sua antiga forma de lidar com a situação coloca-o sob uma pressão impossível. Mesmo que consiga fazer o trabalho a tempo, não terá a satisfação de melhorar o seu funcionamento, o da sua equipa e o do escritório. É isso que está no cerne de uma boa gestão de escritório. 

A matriz de gestão do tempo é um conceito importante que todos os trabalhadores devem compreender e utilizar na sua vida profissional. Mas quando se é responsável pela gestão de outros, a sua importância aumenta exponencialmente.  

O primeiro quadrante - as tarefas urgentes e importantes - é frequentemente onde ficamos bloqueados. A pressão dos prazos diários consome-nos o dia e achamos que é impossível fazer mais. Os itens do segundo quadrante, aqueles que são importantes mas não urgentes, são simplesmente adiados em função do próximo prazo. 

Muitas vezes, só nos ocupamos destas questões importantes quando a sua negligência gera uma crise que já não podemos ignorar.

Costumo pedir às pessoas que frequentam os cursos que escrevam um exemplo de lista de tarefas, a sua semana média, à semelhança de uma descrição de emprego, para podermos analisar melhor o conteúdo dos seus dias. Estas listas quase nunca contêm itens como delegar, formar ou treinar o seu pessoal, nenhum tempo de planeamento, nenhum projeto de melhoria, nenhuma formação de equipas, nenhuma visão ou pensamento amplo ou construção de relações. Quando chamo a atenção para este facto, dizem-me: "bem, às vezes fazemos isso". 

Mas o facto de não as incluírem nas suas listas significa que não consideram essas coisas como a sua principal função. Mas como gestor, essas coisas são o seu trabalho principal. São as coisas que lhe permitem obter mais do seu tempo e da sua equipa. Mas como as recompensas a longo prazo não proporcionam a satisfação imediata de um trabalho concluído agora, muitas vezes pomo-las de lado. Culpamos a falta de tempo mas, na verdade, o verdadeiro problema é a falta de adrenalina que sentimos com a ação imediata. Uma ação lenta e bem pensada, orientada para objectivos a longo prazo, não agrada ao nosso ritmo acelerado e ao nosso vício de gratificação instantânea.

No entanto, para avançar rapidamente, é preciso abrandar e ver primeiro para onde se está a ir. 

Uma lista de afazeres não é suficiente. Uma "lista de tarefas" mantém-no concentrado apenas nos seus objectivos diários, não lhe dá um sentido de perspetiva mais alargado. Só quando planeia com antecedência, olhando para o mês seguinte, 3 meses ou 6 meses, é que pode realmente arranjar tempo para realizar essas actividades não urgentes mas importantes. 

Por exemplo, digamos que tem um projeto a longo prazo para melhorar o funcionamento do seu escritório. Durante o próximo mês, reserve no seu calendário/diário uma hora, de dois em dois ou de três em três dias, dedicada a esses objectivos a longo prazo. Por exemplo, formar um membro do pessoal para fazer um novo trabalho, reestruturar o sistema de arquivo, criar novos sistemas, aprender atalhos no computador, resolver um problema a longo prazo ou planear. Se não tiver uma hora, metade já é um progresso. Ao longo dos próximos meses, essas horas passadas todas as semanas, apesar de ocuparem tempo do seu dia atarefado, permitir-lhe-ão ser mais eficiente a longo prazo e criar tempo. Também ganha uma sensação incrível de realização e paz de espírito, sabendo que não está apenas a fazer o seu trabalho, mas que está a acrescentar valor ao escritório através da utilização da sua criatividade, concentração e autodisciplina. Ao dividir os grandes melhoramentos em pequenos passos de meia hora, realizados ao longo das semanas, pode deixar de se sentir sobrecarregado. 

Stephen Covey, no seu livro "First Things First", referiu-se frequentemente a esta forma de planear o seu tempo como "colocar as pedras primeiro". Fazendo referência a uma analogia em que, se tiver de colocar pedras num frasco, bem como areia e água, deve colocar as pedras primeiro. Caso contrário, o frasco ficará cheio. 

Em termos de gestão do tempo, as suas pedras são as coisas que provavelmente adia por serem complexas, aborrecidas ou simplesmente não tão urgentes como o item que tem à sua frente. Se as colocar primeiro no frasco, ou seja, se as colocar na sua agenda de tempo, então toda a areia e água cabem geralmente no espaço disponível. 

A chave no início é começar com pequenos passos, pequenos compromissos com estas tarefas não urgentes mas importantes, e mantê-los. Quando começar a ver as mudanças positivas criadas pelo facto de dedicar tempo a estas tarefas, ganhará mais ímpeto e compreensão do princípio para continuar. Torna-se um investidor de tempo. Sabendo que se gastar um pouco aqui agora, pode poupar muito mais tarde.

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