16 janvier 2020
Gérez-vous votre temps comme un employé de bureau ou un chef de bureau ?
La plupart des gens savent qu'ils pourraient mieux gérer leur temps, mais même s'ils ont suivi des dizaines de cours sur le sujet, ils ont tendance à s'en tenir à leurs vieilles habitudes. Lorsque la pression du travail augmente, ils travaillent tout simplement plus vite et plus fort, en comptant souvent sur les dépassements de temps pour respecter les délais. 
Cependant, lorsque vous êtes promu à un poste où vous devez gérer le bureau et d'autres employés, votre ancienne façon de faire vous mettra à rude épreuve. Même si vous parvenez à terminer le travail à temps, vous n'aurez pas la satisfaction d'avoir amélioré votre fonctionnement, celui de votre équipe et celui du bureau. Or, c'est ce qui est au cœur d'une bonne gestion de bureau.
La matrice de gestion du temps est un concept important que tout travailleur doit comprendre et utiliser dans sa vie professionnelle. Mais lorsque vous êtes responsable de la gestion des autres, son importance augmente de façon exponentielle.
Le premier quadrant - les tâches urgentes et importantes - est souvent celui où nous sommes bloqués. La pression des échéances quotidiennes dévore la journée et nous pensons qu'il est impossible d'en faire plus. Les tâches du deuxième quadrant, celles qui sont importantes mais pas urgentes, sont simplement reportées à la prochaine échéance.
Souvent, nous ne nous occupons de ces questions importantes que lorsque leur négligence a engendré une crise que nous ne pouvons plus ignorer.
Je demande souvent aux participants aux formations de rédiger un exemple de liste de tâches à accomplir, leur semaine moyenne, un peu comme une description de poste, afin que nous puissions examiner de plus près le contenu de leurs journées. Ces listes ne contiennent pratiquement jamais d'éléments tels que la délégation, la formation ou le coaching de leur personnel, aucun temps de planification, aucun projet d'amélioration, aucun renforcement de l'équipe, aucune vision, aucune réflexion d'ensemble ou aucun renforcement des relations. Lorsque je leur fais remarquer cela, ils me répondent qu'ils le font parfois.
Mais le fait qu'ils ne les aient pas inscrits sur leur liste signifie qu'ils ne considèrent pas vraiment ces éléments comme leur tâche principale. Or, en tant que manager, ces éléments constituent votre travail principal. Ce sont elles qui vous permettent de tirer le meilleur parti de votre temps et de votre équipe. Mais parce que les récompenses à long terme ne procurent pas la satisfaction instantanée d'un travail accompli dans l'immédiat, nous les mettons souvent de côté. Nous accusons le manque de temps, mais en réalité, c'est l'absence d'adrénaline que nous procure l'action instantanée qui est le véritable problème. Une action lente, réfléchie et ciblée sur des objectifs à long terme n'a rien à voir avec notre dépendance au rythme rapide et à la satisfaction instantanée.
Cependant, pour avancer rapidement, il faut d'abord ralentir et voir où l'on va.
Une liste de choses à faire ne suffit pas. Elle ne vous permet de vous concentrer que sur vos objectifs quotidiens et ne vous donne pas de perspective à plus long terme. Ce n'est que lorsque vous planifiez, en vous projetant dans le mois, les trois mois ou les six mois à venir, que vous pouvez réellement fixer le moment où ces activités non urgentes, mais importantes, auront lieu.
Supposons, par exemple, que vous ayez un projet à long terme visant à améliorer le fonctionnement de votre bureau. Au cours du mois prochain, prévoyez dans votre agenda une heure, tous les deux ou trois jours, consacrée à ces objectifs à long terme. Par exemple, former un membre du personnel à un nouveau travail, restructurer le système de classement, créer de nouveaux systèmes, apprendre des raccourcis sur votre ordinateur, résoudre un problème à long terme ou planifier. Si vous ne disposez pas d'une heure, une demi-heure est déjà un progrès. Au cours des prochains mois, ces heures passées chaque semaine, bien qu'elles prennent du temps sur votre journée bien remplie, vous permettront d'être plus efficace à long terme et de gagner du temps. Vous éprouverez également un incroyable sentiment d'accomplissement et de tranquillité d'esprit, sachant que vous ne vous contentez pas de faire votre travail, mais que vous apportez une valeur ajoutée au bureau grâce à votre créativité, votre concentration et votre autodiscipline. En divisant les améliorations les plus importantes en petites étapes d'une demi-heure réalisées au fil des semaines, vous ne vous sentirez plus submergé.
Dans son livre First Things First, Stephen Covey a souvent fait référence à cette façon de planifier son temps en disant qu'il fallait d'abord mettre les cailloux. Il fait référence à une analogie dans laquelle, si vous devez mettre des pierres dans un bocal, ainsi que du sable et de l'eau, vous devez mettre les pierres en premier. Sinon, le bocal se remplira. 
En termes de gestion du temps, vos pierres sont les choses que vous êtes susceptible de remettre à plus tard parce qu'elles sont complexes, ennuyeuses ou tout simplement moins urgentes que l'objet qui se trouve devant vous. Si vous les mettez d'abord dans le bocal, c'est-à-dire que vous devez les mettre dans votre emploi du temps, alors tout le sable et l'eau s'insèrent généralement dans l'espace disponible restant.
L'essentiel, au début, est de commencer par de petites étapes, de petits engagements à l'égard de ces tâches non urgentes mais importantes, et de s'y tenir. Au fur et à mesure que vous constaterez les changements positifs engendrés par le fait de consacrer du temps à ces tâches, vous prendrez de l'élan et comprendrez le principe qui vous pousse à persévérer. Vous devenez un investisseur de temps. En sachant que si vous dépensez un peu de temps maintenant, vous pouvez économiser beaucoup plus tard.
Gérer son temps avec l'état d'esprit d'un chef de bureau n'est qu'un des dizaines de sujets approfondis que nous explorons dans notre cours Le chef de bureau efficace. Si vous souhaitez améliorer votre confiance, votre clarté et vos capacités en tant qu'office manager, vous pouvez consulter les dates et le contenu de notre prochain cours en cliquant sur le lien ci-dessous :
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